応募前に準備しておきたいこと。応募時の電話篇

安倍政権時代に失業率がやや下がったとはいえ、就職活動に於ける内定率はまだまだ不安定です。
ましてコロナで、企業の業績も思わしくなく、大手の企業でさえ希望退職者を募るななんて言うことが時々ニュースになります。

ですから就職活動は出来るだけ歩留まりを良くしたい、と云うのが人情ですよね。
そこで就職活動を失敗しないために、幾つかの要点を押さえておきましょう。

ここでは先ず面接まえの電話での応対から出発しましょう。

就職活動と云えばすぐに「面接」が頭に浮かびますが、ジツは、その前の電話での応対からすでに選考はスタートしてるのです。

面接前の電話の応対ですでに選考が始まっています。

相手様に電話するときのポイント

要点

まずは電話での質問や受け応えです。
採用を行う企業の多くは、応募者から提出された応募書類など、限られた判断材料で選考を進めています。
そのため応募者の電話対応から受ける印象は、選考に大きな影響を与えている可能性があります。

そこでなるべく好印象を与えるためにも、正しい電話のマナーを覚えておきましょう。

電話前の準備

理想とされる電話の対応は、マナーをわきまえ、堂々としている印象を与えることです。
電話中に慌てることがないように準備、場所、タイミングの3点を意識しましょう。

どのような用件で電話を掛けるかにもよりますが、すぐ手の届く場所に求人広告など、電話を掛ける企業の情報が分かる資料を置いておいたほうが無難です。
あらかじめ用件をまとめてメモなどが手元にあれば慌てなくても済みます。

電話する場所

当然雑音などが入らない電波の良い場所で電話を掛けるようにします。
せっかく電話を掛けたにもかかわらず、こちらの意思が不明瞭で、大事なポイントを聞き漏らしたり伝えられなければ話になりません。
また、雑音が多かったり、電話越しに周りの声が届いては相手企業に不快な思いをさせてしまいかねません。

タイミング

相手方から希望の時間を伝えられていないならば、始業直後や昼休憩、終業前を避けた時間帯（相手方の勤務時間にもよりますが、9時や10時始業の企業が多いので午前中なら10時30分ごろから、午後なら14時から16時までの間など）に電話を掛けるのが良いです。

ロールプレイニング

初めての電話は緊張してしまう！が当然です。

就職・転職を希望している企業への電話となると、普段冷静な人であっても緊張するものです。
「うまく話そう」とかいろいろ緊張すると、早口になります。ここは意識してゆっくりハキハキと話すことが肝心です。
でも意識すればするほど緊張もします。できれば友人や家族兄弟がおられればロールプレイニングするといいです。
実は電話越しであっても、相手様が目の前にいる意識をもつことです。
背筋を伸ばして正しい姿勢で離すことが重要です。ちゃんとしていればその気持ちが相手に伝わるから不思議です。

良く営業の方が、電話なのに深々と頭を下げお辞儀しているのを見たことがあるでしょう。それと同じことです。

電話での応対が、落ち着いて、堂々とした印象をアピールすることができれば、「もの事を冷静に対応してくれるだろう」との期待が高まるかもしれません。

電話を掛ける時の基本手順

1.自分の名前を名乗る

まずは自分の名前を名乗りましょう。

「お忙しいところ、恐れ入ります。」
と挨拶した後、自分の名前を名乗りましょう。
「××というサイトで求人広告を見た（自分の名前）と申します」

人事部直通電話などがある場合は
「○○職に応募した（自分の名前）です」
などでも良いでしょう。

2.相手の呼び出し方

まず、担当者様がいるかどうか確認しましょう。

「（用件）の件で電話させていただきました。◯◯部××課の△△さまにお取り次ぎいただけないでしょうか」
採用担当者の名前が分からない時は、「採用ご担当者さま」「人事ご担当者さま」などの言い方で問題ありません。

⇒担当者が不在の時は

必ず戻りの時間を聞くようにしましょう。
「何時ごろお戻りでしょうか。その時間に改めてお電話させていただきます」

⇒担当者につながった時

担当者を確認してから、お時間は宜しいでしょうか？と確認しましょう。

「◯◯さまでいらっしゃいますね」
と確認し、自分の名前を名乗った後、
「今お時間よろしいでしょうか？」
と許可を得てから用件を話しましょう。

3.用件を伝える

用件を端的に伝えましょう。

「本日は（用件）の件で電話させていただきました」

4.相手の返答を聞く／内容を確認する

相手の返答を確認しながら、大事なことは繰り返すと良いでしょう。より丁寧な印象を与えます。

「○○ということですね？」

5.お礼を述べて切る

お礼を述べて、相手が電話を切ったのを確認してから切りましょう。

「本日はお忙しいなか、ありがとうございました。失礼いたします」

まとめ

転職の応募は、面接以前に電話の問い合わせ時から相手様の選考が始まっています。
なので出来るだけ準備をしておく方が無難です。

相手様はあなたの受け応えから判断しています。
慣れていない方は友人や家族とロールプレイニングして慣れておくことです。
身内だと恥ずかしいと言わないで、身内だから失敗してもやりなおせます。
テレもなくやり遂げたらあなたはもうバッチリです。自信を持って前に進めます。